MYOB

PENGERTIAN MYOB

MYOB Accounting adalah sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil menengah ( UKM ) yang dibuat secara terpadu (integrated software ).
Beberapa alasan yang menjadi pertimbangan untuk mempertimbangkan software ini sebagai tool yang membantu proses pekerjaan akuntansi ada supaya menjadi lebih cepat dan tepat adlah sebagai berikut :
1. Mudah digunakan
Dengan tampilan menu dan aliran transaksi yang sederhana dan mudah di ingat,MYOB mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendalam tentang komputer dan akuntansi.
2. Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap pemakai ( user ).
3. Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan.
4. Dapat diaplikasiakn untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan.
5. Menampilkan laporan keuangan komparasi ( perbandingan )

E. Membuka Data Akuntansi
Jika Anda sudah selesai menggunakan data akuntansi perusahaan maka untuk membukanya
dapat dilakukan tahapan sebagai berikut :
• Pada tampilan Welcome to MYOB Accounting, klik tombol Open Your Company File, atau pada
tampilan Command Center klik menu File, Open.
• Pilih nama file akuntansi yang akan ditampilkan dengan menentukan posisi drive dan folder
penyimpanan data akuntansi tersebut
• Selanjutnya klik tombol Open
• Pada kotak dialog User ID and Password ketik User ID Anda dan isikan password (jika ada)
selanjutnya klik tombol OK
• Dilanjutkan dengan mengklik Enter Leter
•Akhiri dengan mengklik tombol OK
•Jawab NO, maka data akuntansi perusahaan akan ditampilkan

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengganti daftar account dari bahasa Inggris ke
bahasa Indonesia, yaitu :
1. Asset (Harta)
a. Trade Debtors, ganti dengan Piutang Usaha
b. Undeposite Fund, ganti dengan Giro
c. Electronik Clearing Account, ganti dengan Bank (mis. BCA\BRI)
d. General Cheque Account, ganti dengan Kas atau akun Bank
e. Payroll Cheque Account, ganti dengan kas atau Kas Kecil
2. Liabilities (Kewajiban)
a. Trade Creditors, ganti dengan Hutang Usaha
b. Payroll Liabilities, ganti dengan Hutang Gaji
c. GST Liabilities, ganti dengan Hutang PPN
d. GST Collected, ganti dengan PPN Keluaran
e. GST Paid, ganti dengan PPN Masukan
3. Equity (Modal)
a. Retained Earnings, ganti dengan Laba Ditahan
b. Current Earnings, ganti dengan Laba Periode Berjalan
c. Historical Balancing Account, ganti dengan saldo Penyeimbang
4. Expense (Biaya/Beban)
a. Wages & Seleries, ganti dengan Biaya Gaji
b. Employment Epenses, ganti dengan Beban karyawan



MYOB Accounting mengelompokkan perkiraan dalam dua tipe, yaitu Header dan Detail. Header Account (Perkiraan Induk) yaitu perkiraan yang digunakan untuk mengelompokkan perkiraan dengan tujuan seupa. Perkiraan ini memiliki sub perkiraan di bawahnya dan tidak mempunyai saldo, angka yang tercantum dalam kolom Balance merupakan total saldo dari sub rekening bersangkutan.

Tipe Detail dibagi lagi atas dua bagian yaitu Detail Accounts dan Detail Cheque (Asset) atau Detail Credit Card (Liability). Detail Accounts (Perkiraan Detail) tidak mempunyai sub perkiraan dan ditempatkan di bawah sebuah perkiraan bertipe Header. Perkiraan ini mempunyai saldo atau nilai transaksi. Detail Cheque adalah perkiraan yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang. Perkiraan ini digunakan pada waktu mengisikan nilai cek atau menyimpan setoran serta untuk mencatat penerimaan maupun pengeluran transaksi piutang dan hutang dagang. Perkiraan yang termasuk kategori adalah Kas, Bank dan Giro
A. Mengganti Nomor, Nama dan Saldo Awal Perkiraan

Standart nama rekening yang terdapat di dalam MYOB Accounting menggunakan bahasa Inggris, jika dikehendaki dapat diganti dengan bahasa Indonesia sekaligus mengganti nomor perkiraan, nama perkiraan dan mengisi saldo awal. Langkah-langkah yang digunakan sebagai berikut :
•
Pada kotak dialog Accounts List klik ganda nama perkiraan yang akan diganti, bisa juga dengan
mengklik tombol Edit atau panah putih pada perkiraan tersebut.
•

Pada kotak dialog Edit Account ketik nomor rekening dan nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Account Number dan Account Name serta isi saldo awal pada opening Balance untuk perkiraan Detail Account dan Detail Cheque Account.






Keterangan :
Header Account (Non Postable), pilihan ini untuk account yang dibagi lagi. Account ini akan
menjumlahkan saldo sub account di bawahnya dan tidak dapat digunakan untuk membuat jurnal.
Detail Account (Postable), pilihan ini untuk account yang tidak memiliki sub account. Account
ini dapat digunakan untuk bertransaksi atau membuat jurnal umum.
Detail Cheque Account (Postable), pilihan ini hanya muncul pada klasifikasi asset saja, untuk
menampung account yang dapat menerima dan membayar uang (kas/bank) saja.
Detail Credit Card Account (Postable), pilihan ini hanya muncul pada klasifikasi liabilities saja,
untuk menampng hutang yang dapat digunakan untuk menerima dan membayar uang (kas/bank),
contoh rekening koran dan kartu kredit.
Inactive Account, jika tercheklis berarti akun tersebut tidak dapat digunakan untuk
bertransaksi lagi, jika suatu saat dibutuhkan cukup menchelisnya kembali.
Account Classification, ada 8 jenis klasifikasi yang dapat dipilih untuk menentukan nomor
pertama dari suatu account.

Account No., hanya dapat diisi dengan 4 digit, sebagai penomoran tersebut.
Account Name, untuk mengisikan nama account.
Opening Balance, untuk mengisi saldo awal (dapat diabaikan dulu).
Current Balance, menunjukkan saldo terakhir dari account tersebut.
Tax Code, pilihan tersebut terhubung dengan kode pajak (PPN/N-T).
When Report, Generate a Subtotal for This Section, jika aktif akan menjumlahkan saldo sub
account di bawahnya. Hanya muncul untuk account tipe Header.
Linked Account for, akan muncul untuk account tipe Detail. Jika account ini digunakan sebagai
Linked Account maka akan muncul Linked Account yang mana yang terhubung dengan account
ini

Pengisian saldo awal dapat dilakukan dengan mengklik menu Setup, pilih Account Opening Balance. Untuk membuktikan bahwa saldo awal yang dicatat telah benar (Balance), maka saldo penyeimbang (Historical balancing Account) harus nol. Saldo penyeimbang menampung selisih Harta dikurang Hutang dan Modal.
B. Mencatat Perkiraan Baru

Pada kotak dialog Accounts List klik tombol New, selanjutnya pilih tipe perkiraan (Header atau Detail) kemudian ketik nomor rekening, nama rekening dan isikan saldo awal dan diakhiri dengan mengklik tombol OK.
C. Mengubah Tipe Perkiraan

Pada kotak dialog Accounts List, klik ganda nama perkiraan yang akan diubah tipenya atau klik panah putih pada perkiraan tersebut. Selanjutnya pilih tipe perkiraan yang diinginkan, Header atau Detial.
D. Mengubah Level Perkiraan
Pada kotak dialog Account List, pilih perkiraan yang akan diubah levelnya kemudian klik tombol Up
atau Down pada sudut kiri bawah kotak dialog.
E. Menghapus Perkiraan
Klik ganda perkiraan yang akan dihapus pada kotak dialog Accounts List, lalu klik menu Edit,
selanjutnya klik Delete Account. Account yang sudah dibuat dapat dihapus, dengan syarat :
•
Tidak memiliki tanda Linked (*), atau tidak dipilih sebagai Linked Account
•
Tidak mempunyai saldo
•
Tidak pernah digunakan untuk transaksi




INVENTORY

Pada perusahaan dagang, persediaan memegang pernan yang penting terhadap kemampuan memperoleh laba perusahaan. Fungsi dari manajemen persediaan adalah meminimalkan stok persediaan dan menjaga tingkat ketersediaan barang atau tingkat pelayanan terhadap pelanggan. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan untuk pengelolaan persediaan, seperti biaya penyimpanan, biaya kerusakan, pencurian dan lain-lain.
A. Pencatatan Daftar Barang Dagangan

Agar dapat memanfaatkan fasilitas Inventory, maka item-item persediaan harus dimasukan ke dalam sistem tersebut terlebih dahulu. Secara berkala item-item yang ada dievaluasi, sehingga dapat diketahui apa saja yang harus dibeli, bilamana dan berapa banyak, item-item mana yang harus dikeluarkan, menyesuaikan harga, dan seterusnya.
Proses pencatatan daftar barang dagangan adalah sebagai berikut :
•
Aktifkan Modul Inventory pada Command Centre.
•
Klik Item List, lalu klik New. Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item diantaranya :
o
Item tersebut merupakan bagian dari barang dagangan. Saat membuat item ini harus
diaktifkan pilihan I Buy, I Sell dan I Inventory This Item, ciri item ini :

Mempunyai harga pokok (Cost of Sales) per unit.
Melekat pada akun persediaan.
Mempunyai satuan (kuantitas).
o

Item tersebut merupakan bagian dari service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada pelanggan. Item ini hanya dapat dijual saja, dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini hanya diaktifkan I Sell This Item saja lalu pilih perkiraan yang digunakan dalam penjualan.
o

Item tersebut merupakan bagian dari perlengkapan/beban usaha. Jika item ini dibeli dan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban dan jika dijual biasanya dimasukkan ke dalam kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This Item.
•
Pada Item Number isikan kode barang dan pada Name isikan nama barang (Masing-masing maksimal
30 karakter). Jika dibutuhkan beri tanda checklist pada :
o
I Buy This Item, dikaitkan ke nomor perkiraan Harga Pokok Penjualan.
o
I Sell This Item, dikaitkan ke nomor perkiraan Penjualan/Pendapatan Jasa.
o
I Inventory This Item, dikaitkan ke nomor perkiraan Persediaan Barang Dagangan/Perlengkapan.
o
Quantity On Hand, menunjukkan stok sampai sekarang.
o
Current Value, menunjukkan nilai uang yang ada sampai sekarang.
o
Average Cost, harga rata-rata per unit.
o
Inactive Item, jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi.
o
Copy From, menyalin/menyamakan beberapa default atas item tersebut dengan item lainnya
(yang dipilih saat dicopy). Hal ini untuk mempercepat pengisian per unit barang yang sejenis.
•
Klik Tab Buying Details (jika item tersebut merupakan jasa maka tahapan ini diabaikan saja).
o
Last Puschases Price, harga beli terakhir yang pernah dilakukan (otomatis diisi).
o
Buying of measure, isi satuan barang yang dibeli, misal : Buah, Unit, Kotak, dll.
o
Number of Item per Buying Unit, isi jumlah barang yang dibeli.
o
Tax Code When Bought, isi kode pajak pembelian barang (PPN Masukan)
o
Minimum Level for Restocking Alert, isikan dengan jumlah persediaan minimum untuk jenis
barang tersebut.
o
Primary Vendor for Reorder, isikan dengan pemasok utama barang tersebut.
o
Vendor Item Number, isikan dengan kode pemasok (jika ada).
o
Default Reorder Quantity, isikan dengan jumlah pengisian kembali setelah mencapai persediaan
minimum.
•
Klik tab Selling Details
o
Base Selling Price, isi harga jual barang tersebut.
o
Pada Selling Unit of Measure, isi satuan unit barang yang dijual



RECORD JOURNAL ENTRY

Transaksi-transaksi secara kronologis dicatat ke dalam sebuah catatan Pencatatan ini disebut Jurnal. Untuk membantu mengorganisasi catatan-catatan transaksi atau jurnal ini. MYOB Accounting mengelompokkannya dalam 6 kelompok jurnal, yaitu : General (Jurnal Umum), Disbursements (Jurnal Pengeluaran Kas), Receipts (Jurnal Penerimaan Kas), Sales (Jurnal Penjualan), Purchases (Jurnal Pembelian) dan Inventory (Jurnal Persediaan).
Transaksi yang dicatat melalui Record Journal Entry antara lain :

Transfer uang : antar bank, bank ke kas, kas ke bank, dan pengisian dana kas kecil.
Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang/jasa sebagai kegiatan utama perusahaan.
Hutang selain hutang dagang karena pembelian barang sebagai kegiatan utama perusahaan.
Pembelian Harta tetap, secara tunai maupun kredit.
Penjualan Harta tetap, secara tunai maupun kredit.
Pencatatan modal, prive, deviden dan yang terkait dengan modal.
Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan, misal pendapatan bunga bank, sewa ruang.
Pembayaran biaya produksi, administrasi dan umum termasuk pembayaran pajak.
Biaya-biaya lain seperti bunga bank, pajak atas bunga bank, dan denda.
Jurnal penyesuaian yang dilakukan setiap akhir periode akuntansi.
A. Pencatatan Transaksi
Pencatatan transaksi umum (Journal Entry) dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
•
Aktifkan Modul Account.
•
Klik tombol Record Journal Entry, selanjutnya perhatikan isian field Date, sesuaikan pengisiannya
dengan tanggal transaksi.
•
Pada field Memo diisi dengan keterangan transaksi yang akan dicatat.
•

Isi nomor perkiraan untuk transaksi di Debit selanjutnya untuk posisi Credit pada kolom Acct#. Cara mengisi nomor perkiraan yaitu dengan menempatkan penunjuk mouse dilanjutkan menekan tombol Enter. Pilih atau sorot nomor rekening yang dimaksud dilanjutkan dengan menekan Enter atau klik tombol Use Account.
•
Isi angka atau nilai transaksi pada kolom Debit dan lalu isikan pada kolom Credit.
•
Tekan tombol Record jika semua informasi untuk mencatat transaksi sudah benar.
•
Klik tombol Cancel untuk keluar dari Record Journal Entry.
B. Jurnal Koreksi

Koreksi kesalahan pencatatan transaksi jika dalam jurnal telah berstatus Close hanya dapat dilakukan dengan cara membalik jurnal yang salah, dilanjutkan dengan mengisikan data transaksi yang benar. Proses pembalikan jurnal dilakukan secara otomatis dengan cara, aktifkan jurnal yang salah dengan mengklik judul transaksinya selanjutnya klik menu Edit dan klik Reverse General Journal Transaction dan klik tombol Recod. Kemudian ketik kembali jurnal yang benar.
C. Menghapus Jurnal
Proses penghapusan jurnal dapat dilakukan apabila status jurnal tersebut masih terbuka dengan
cara mengklik menu Edit, Delete General Journal Transaction.
Contoh Transaksi :
1. Tanggal 2 Mei 2008, disetor Kas ke Kas Kecil sebesar 1.500
2. Tanggal 6 Mei 2008, ARS Publishing membayar petugas kebersihan sebesar 550
3. Tanggal 7 Mei 2008, dibeli perlatan Cetak secara kredit sebesar 6.000 dengan pembayaran awal
sebesar 1.200
4. Tanggal 10 Mei 2008, disetor kas ke rekening BCA sebesar 10.000
5. Tanggal 14 Mei 2008, Tuan Arif menarik kas perusahaan untuk biaya kuliah anaknya sebesar
1.250.




PURCHASES

Purchases digunakan untuk mencatat pemesanan (Purchases Order), pembelian atau penerimaan barang, pengembalian barang kepada pemasok dan mencetak bukti transaksi, serta pengeluaran yang berhubungan dengan pembelian barang yang diperdagangkan tersebut. Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasanya (approve by). Bagian pembelian sebelum melakukan order keluar (kepada supplier) harus membuatkan permohonan (Quote) pemesanan pembelian ke atasanya. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja, tetapi warna form-nya berbeda.
A. Enter Bill

Enter Bill merupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa. Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui dua cara. Pertama, langsung ke proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian. Kedua, melalui tahap pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya. Pembelian cara pertama dicatat dengan istilah Purchases, sedangkan proses pemesanan barang pada cara kedua dicatat dengan istilah Purchases Order.
Ada tiga macam barang yang dapat dibeli oleh perusahaan :
•
Barang habis dipakai atau jasa, yang tidak dicatat dalam stok gudang.
•
Barang yang akan dikapitalisasi dan masuk dalam kategori aktiva tetap, seperti : AC, Kendaraan,
Mesin-mesin, Peralatan dan lain-lain.
•
Barang yang akan dijadikan barang produksi atau barang dagangan yang biasanya dicatat dalam
stok gudang.
B. Direct Purchases

Kemungkinan ini sering terjadi pada perusahaan yang melakukan pembelian langsung kepada pemasok seperti pasar, toko kecil, swalayan dan sebagainya. Sifat dari pembelian ini adalah seketika tanpa ada order. Pemasok juga jarang berinteraksi dengan perusahaan.
Contoh :
Tanggal 15 Feb 08 perusahaan membeli perlengkapan untuk ATK 380 dan membayar service
atas peralatan kantor yang rusak 250, transaksi tersebut langsung dibayar tunai.

Atur Purchases Linked Account, Cheque Account for Paying Bills : Kas.
Buka form Bill, melalui Enter Purchases.
Ubah Layout menjadi Miscellaneous.
Pada Supplier pilih pemasok, misalnya Supplier Tunai.
Isikan nomor faktur dan tanggal faktur.
Ketikkan pada kolom Description sesuai dengan jenis biaya yang dikeluarkan.
Pada Acct#, pilih account yang sesuai dengan jenis biaya tersebut.
Pada Amount, isikan jumlah yang harus dibayar atas transaksi tersebut.
Pada Job, pilih jenis job yang sesuai jika pengeluaran tersebut.
Pada Tax, pilih kode pajak yang sesuai.
Pada Paid Today, isikan jumlah yang dibayar atas pembelian tersebut.
Klik Record, muncul pesan apakah ingin mengubah kode pajak, jawab NO.
Muncul konfirmasi apakah benar ingin melakukan pembayaran ke pemasok tersebut melalui
Paid Today ini atau dari Pay Bill, pilih OK


SALES

Penjualan mempunyai peranan penting bagi perusahaan, karena hasil penjualan barang/jasa merupakan sumber kelangsungan hidup perusahaan. Maka Anda harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan penjualan tersebut, Anda bisa memanfaatkan modul Sales.

Seluruh aktivitas penjualan akan dikeluarkan dalam bentuk faktur penjualan yang akan dikirimkan kepada konsumen atau pelanggan. Faktur ini bisa bersifat sebagai tagihan (apabila penjualan berupa kredit). Terdapat 3 pilihan tingkat penjualan yaitu :

Quote, dipakai untuk mencatat penawaran yang kita berikan kepada konsumen.
Order, dipakai untuk mencatat pesanan penjualan yang telah diterima perusahaan.
Invoice, dipakai apabila barang/jasa telah telah kita berikan, lembar Invoice dapat berlaku juga
sebagai lembar tagihan.
A. Mencatat Order Penjualan Jasa
Untuk mencatat order penjualan jasa, lakukan tahapan-tahapan berikut :
•
Pada jendela Command Centre, klik modul Sales.
•
Klik tab Enter Sales, dan pada bagian kiri atas pilih Order.
•
Pada Customer, pilih nama konsumen/pelanggan.
•
Klik Layout, untuk menentukan jenis penjualan yang dilakukan, pilih Tipe Service, jenis penjualan yang
tersedia :
o
Tipe Service, untuk mencatat penjualan jasa.
o
Tipe Item, untuk mencatat penjualan dengan daftar item persediaan, atau untuk mencatat
penjualan barang dagangan.
o

Tipe Profesional, untuk mencatat penjualan yang bersifat penjualan jasa. Tipe ini hampir sama dengan tipe Service. Bedanya, terdapat sebuah kolom tambahan untuk memasukkan tanggal jasa tersebut diberikan.
o
Tipe Miscellaneous, untuk mencatat penjualan lain-lain yang tidak memerlukan faktur penjualan
tercetak atau untuk penyesuaian yang mempengaruhi piutang dagang.
o
Tipe Time Billing, untuk mencatat penjualan yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan dan
fakturnya akan tercatat sebagai faktur penagihan.
•
Pada Date, masukkan tanggal pencatatan transaksi.
•
Pada Customer PO#, isikan nomor faktur pemesanan pelanggan (jika ada).
•
Pada Description, masukkan keterangan singkat.
•
Pada Account Name, masukkan nomor perkiraan, biasanya masuk pada perkiraan penjualan.
•
Pada kolom Ammount, masukkan nilai nominal penjualan.
•
Pada Job, masukkan nomor job (jika ada).
•
Pada Tax, masukkan kode pajak (jika ada).
•
Pada Salesperson, isikan dengan nama karyawan bagian penjualan (jika ada).
•
Pada Comment, isikan dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan (jika ada).
•
Pada Ship Via, isikan dengan keterangan pengiriman barang (jika ada).
•
Pada Promised Date, isikan dengan tanggal kesanggupan membayar dari pelanggan.
•
Pada Freight, isikan dengan ongkos angkut pengiriman (jika ada).
•
Pada Paid Today, isikan dengan jumlah uang yang dibayarkan pelanggan.
•
Klik Record untuk menyimpan hasil pencatatan.
Contoh :
Pada tanggal 23 September 2008, AMIK Budi Karya memesan 3 set X Banner Biasa dan 4 set Mini
Banner, pembayaran dimuka sebesar 400